Внедрение MySales

Процесс внедрения MySales можно технически разделить на следующие этапы:

• Подготовка хранилища и загрузка исторических данных

• Загрузка исторических данных промо

• Обучение системы прогнозированию промо

• Тестирование/верификация прогнозов

• Настройка постоянно действующей интеграции

• Настройка и запуск автозаказа по пилотной группе

• Развертывание автозаказа по всем остальным группам

Временные рамки внедрения зависят от специфики заказчика и объемов работ, которые планируются. Так при внедрении только базового модуля можно выполнить весь объем работ и за месяц, но если подключать еще все остальные модули, то расчет приблизительного времени внедрения может быть сделан только под каждого заказчика отдельно.

В этом ознакомительном мануале расписано все этапы внедрения MySales в случае подключения всех модулей. Если клиент подключает только часть модулей, процесс внедрения будет отличатся только временем выполнения и меньшем количеством необходимых операций. Логика останется та же самая.

Ниже более детально рассмотрены все этапы процесса внедрения системы MySales.

В файле можно найти пример плана проекта MySales:

Open

Подготовка хранилища и загрузка исторических данных

Подготовка данных - это первый и наверное самый важный этап в процессе внедрения. На этом этапе клиент готовит все необходимые исторические данные, готовит у себя сервер и базу данных и предоставляет их команде внедрения MySales для валидации.

Обычно подготовкой данных занимается ИТ команда заказчика, согласно спецификации, предоставленной исполнителем. Для этого создается хранилище этих данных в виде схемы в СУБД заказчика, где исполнитель создает необходимую структуру таблиц. Для СУБД выделяются аппаратные/облачные ресурсы, а также выделяется аппаратный/облачный сервер для установки ПО MySales. Технические требования к серверу и БД определяются во время согласования проекта и могут отличатся в зависимости от подключаемых модулей и объема данных (кол-ва комбинаций SKU/магазин). Далее, команда ИТ заказчика загружает в это хранилище данные, согласно спецификации. Данные выгружаются из имеющейся у заказчика системы или нескольких систем, где такая информация имеется.

В рамках этого этапа подготавливаются следующие данные

• Справочник товаров и товарных групп

• Справочник магазинов и регионов

• История продаж в штуках и в деньгах, история остатков, приходов, списаний, по неделям за последние 3 года

• История продаж в штуках и в деньгах, история остатков, приходов, списаний, по дням за последний год

• История розничных цен

• Последние закупочные цены, если планируется использовать функционал модуля ценообразования

• Штрих-кода по товарам, если планируется использовать функционал модуля ценообразования

Вся необходимая информация по подготовке данных для этих двух модулей предоставлены в специально созданном MySales файле. Там есть описания всех таблиц, которые необходимо создать в подготовленной базе данных, подробное описание каждого поля, необходимая периодичность обновления этих данных, а также запросы для обновления БД созданной для MySales для упрощения работы ИТ команды заказчика.

Так как данные необходимо постоянно обновлять, то ИТ команде клиента целесообразно уже на этапе выгрузки данных в БД MySales настроить их автоматическое обновление.

Для максимально эффективной работы системы мы рекомендуем выгружать данные о продажах за последние три года.

С файлом спецификации загрузки данных можно ознакомится по ссылке.

Все подготовленные данные обязательно проходят проверку и валидацию командой MySales.

Загрузка исторических данных промо

В рамках этого этапа заказчик подготавливает исторические данные промо для их загрузки в MySales. Минимум, по промо рекомендуется выгружать историю за последний год, однако 2-3 года все же более предпочтительно.

Должна быть подготовлена следующая информация:

• Дата начала и дата завершения промо

• Перечень позиций, участвующих в промо

• Перечень магазинов, участвующих в промо

• Тип промо (TPR - временное снижение цены, MMK - скидка, предоставляемая на кассе)

• Тип механики для промо с типом MMK (1+1=3, купи 1 получи скидку на второй и т.п.)

• Размер скидки для промо в процентах, либо индивидуальная скидка для каждой позиции

• Рекомендуется также указывать регулярную розничную цену, однако, если эта информация может быть заполнена автоматически, на основании истории, это можно не делать

Вся необходимая информация по подготовке данных для Промо модуля предоставлена в специально созданном MySales файле. В отличии от базового модуля, в случае с промо, заказчик только готовит исторические промо данные в формате excel файла. Настройка БД и загрузка необходимых для работы промо данных в систему производится командой внедрения MySales.

С файлом спецификации загрузки данных промо можно ознакомится по ссылке.

После заполнения файла данными о исторических промо команда MySales приступает к верификации этих данных, в случае нахождения ошибок, команда внедрения сообщает о них клиенту и просит исправить.

Обучение системы прогнозированию промо

Ключевой целью данного этапа является выполнение наиболее оптимальных настроек системы для прогнозирования промо, а также пересчет всех промо в истории и обучение алгоритма прогнозирования промо-прироста (Дуси). Как правило, этот процесс носит итерационный характер, который начинается после того, как все исторические промо загружены в систему:

• Настройка параметров системы в части прогнозирования промо

• Пересчет всех промо в истории

• Обучение Дуси

• Тестирование прогнозов и анализ точности прогнозирования промо

• Повторения предыдущих пунктов для получения лучших результатов прогнозирования

Для начала использования системы, обычно, достаточно 3х итераций, однако более детальные и тонкие настройки могут проводится и впоследствии.

Тестирование/верификация прогнозов

Процесс тестирования/верификации прогнозов - это процесс непрерывного совершенствования. В рамках проекта рекомендуется всегда тестировать как регулярные так и промо-прогнозы. Тестирование прогнозов рекомендуется делать на уровне SKU-вся сеть-неделя, с целью снижения объема трудозатрат, который растет многократно, если спускаться на уровень SKU-магазин-неделя.

Для максимальной прозрачности при внедрении, мы проверяем качество прогнозов, которые строились раньше у клиента, и прогнозов построенных с использованием MySales. В целом, методология сравнения прогнозов выглядит следующим образом:

• Клиент подготавливает свои прогнозы в разрезе SKU-вся сеть-неделя, на будущую неделю или больше и выгружает в файл

• MySales также строит прогнозы на аналогичный промежуток времени и выгружает прогнозы в этом же разрезе в файл

• Стороны обмениваются архивами с паролем в которых находятся результаты прогнозов

• По прошествии времени, пароли открываются и стороны анализируют точность прогноза сравнивая его с реальными продажами

Настройка постоянно действующей интеграции

Этот этап - очень важен для стабильной работы MySales в связке с системой заказчика в будущем. При настройке постоянной интеграции стоит выделить 2 основных блока:

• Интеграция для базового модуля

• Интеграция для автозаказа

Интеграция базового модуля включает регулярное обновление и дополнение следующих данных:

• Справочник товаров и товарных групп

• Справочник магазинов и регионов

• История продаж в штуках и в деньгах, история остатков, приходов, списаний, по неделям за последние 3 года

• История продаж в штуках и в деньгах, история остатков, приходов, списаний, по дням за последний год

• История розничных цен

• Последние закупочные цены, если планируется использовать функционал модуля ценообразования

• Штрих-кода по товарам, если планируется использовать функционал модуля ценообразования

Интеграция для автозаказа включает регулярное обновление и дополнение следующих данных:

• Справочника поставщиков и контрактов

• Презентационного запаса

• Кратности заказов магазинов и склада, минимального заказа (возможен как вариант MySales - система заказчика, так из системы заказчика в MySales)

• Привязок источников заказа для каждой комбинации SKU/магазин и SKU/склад в привязке к поставщику и контракту

• Последних остатков товаров в магазине и на складе

• Поступления товаров по заказам магазинов и склада

Настройка и запуск автозаказа по пилотной группе

После того, как все предыдущие этапы выполнены, следующий этап - настройка диаграмм для пилотной группы товаров и перевод их на автозаказ MySales.

Важно, что перевод выполняется именно группа за группой по всем магазинам, а не магазин за магазином по широкому ассортименту. Это связано с необходимостью проверять параметры заказа, включая кратность, минимальный заказ, презентационный запас, а также привязки к поставщикам/контрактам.

Для того, чтобы перевести первую группу на автозаказ, необходимо также настроить регулярный запуск пакетной обработки по пересчету заказов.

После того, как эти действия выполнены, нужно проверить корректную автоматическую загрузку заказов из MySales в систему заказчика, а также их отправку по email/EDI. Также важно проверить, что в MySales автоматически корректно загружаются приходы по заказам.

Первое время, все заказы по пилотной группе рекомендуется проверять, и, в случае наличия замечаний, корректировать параметры диаграмм. Также важно анализировать страховой запас и управлять коэффициентами страхового запаса на уровне SKU-вся сеть, проставлять аналоги для новых позиций и новых магазинов

Развертывание автозаказа по всем остальным группам

После того, как пилотная группа успешно переведена и процесс автоматического заказа отлажен, остается только подключать все больше и больше групп на автоматический заказ MySales. Для этого необходимо всего лишь настраивать новые диаграммы и проверять заказы, создаваемые в первое время, с целью корректировки параметров диаграммы и коэффициентов страхового запаса. А также, не забывать указывать аналоги по новым магазинам/товарам.