Пополнение

Обзор

Модуль MySales Пополнение поможет вам эффективно поддерживать объемы товарных запасов и предлагает следующий функционал:

• Прогнозирование необходимых объемов заказов (на сегодня и будущих);

• Автоматический расчет необходимого страхового запаса;

• Формирования диаграмм поставок для задания графиков заказов;

• Автоматический расчет календаря заказов и поставок;

• Автоматическое формирование заказов на ежедневной основе;

• Автоматическое или ручное подтверждение заказов;

• Автоматическая или ручная отправка заказов поставщику;

• Автоматическая оптимизация заказов по сумме и количеству;

• Корректировка остатков и заказов;

• Автоматический расчет заказов по пикингу, кросс-доку, и по точке перезаказа;

Модуль Пополнение формирует автозаказ на основе истории продаж, прогноза и складских остатков по SKU с учетом основных факторов влияния и ограничений (кратность, мин. заказ, презентационный запас и т.д.), индивидуально рассчитанных для вашего бизнеса. Автозаказ автоматически пересчитывается и корректируется на ежедневной основе.

Общая схема работы системы автозаказа:

Open

Формулы расчета автозаказа

В системе заказ рассчитывается по следующей формуле. Она справедлива для товаров любого типа.

 Заказ = max( округлить( Прогноз D1D2 + Списания D1D2 + Страховой запас D1D2 + Презентационный запас - Остаток D1 ), Ограничение по сроку годности ),

 Прогноз D1D2 - прогноз продаж в период между первой и второй доставками. Если доставка происходит утром, то день второй доставки не учитывается, если доставка происходит вечером, то не учитывается день первой доставки;

где Списания D1D2 - прогноз списаний просроченного товара в период между первой и второй доставками. Если доставка происходит утром, то день второй доставки не учитывается, если доставка происходит вечером, то не учитывается день первой доставки;

 Страховой запас D1D2 - рекомендуемый недельный страховой запас умноженный на min( 1, сумма коэффициентов дней D1D2 ), D1D2 - дни между датами первой и второй доставками. Если доставка происходит утром, то день второй доставки не учитывается, если доставка происходит вечером, то не учитывается день первой доставки;

 Презентационный запас - минимально необходимый товарный запас;

 округлить - округление заказа до необходимой кратности упаковки;

 Ограничение по сроку годности - максимальное количество товара, которое можно заказать, чтобы успеть его продать до истечения срока годности. В случае, если товар заказывается упаковками, то минимальный % упаковки, который должен быть продан до истечения срока годности, определяется в параметрах;

 Остаток D1 - остаток на момент первой доставки;
 Остаток D1 = max( 0; Остаток O1 − Прогноз O1D1 - Списания O1D1 + Товар в пути O1D1 ),

где Остаток O1 - остаток на момент первого заказа;

 Прогноз O1D1 - прогноз продаж в период между первым заказом и первой доставкой. Если доставка происходит утром, то день первой доставки не учитывается, иначе учитывается;

 Списания O1D1 - прогноз списаний просроченного товара в период между первым заказом и первой доставкой. Если доставка происходит утром, то день первой доставки не учитывается, иначе учитывается;

 Товар в пути O1D1 - сумма товара, которые будут доставлены в период времени между первым заказом и первой доставкой.

Пример работы формулы расчета:

Open

Зеленым цветом обозначены дни заказа, синим - доставки.

 O1 - дата первого заказа 28.07.2017;
 O2 - дата второго заказа 01.08.2017;
 D1 - дата первой доставки 30.07.2017;
 D2 - дата второй доставки 03.08.2017;

Допустим, доставка происходит утром, презентационный запас = 1, кратность упаковки = 1,
страховой запас = 2.

Остаток D1 = max( 0; 5 −(2+1) ) = 2 Прогноз D1D2 = 3+3+1+2=9 Страховой запас

D1D2 =

 Заказ = Округлить( 9 + 1.5 + 1 − 2 ) = Округлить( 9.5 ) = 10.

Особенности формирования заказа на склад по схемам пикинга и кросс-дока:

• Кросс-док - заказ на склад формируется как сумма заказов по всем магазинам с округлением по кратности. Если заказ меньше 70% от кратности, то округление происходит вниз, если больше - вверх.

• Пикинг - заказ на склад формируется по формуле, приведенной выше, но на определенный горизонт вперед (2-5 недель) с учетом будущих прогнозов продаж. Будущий заказ склада будет равен сумме будущих заказов с магазинов на склад. А предыдущие заказы рассчитываются как товары в пути.

Формула расчета заказа ингредиентов (суб продуктов):

 Заказ Суб продукта = Проверить_срок_годности ( Округлить ( Прогноз D1D2 Мастер продукта * Кол-во + Страховой запас D1D2 Мастер продукта * Кол-во + Презентационный запас Мастер продукта * Кол-во + Остаток D1 Мастер продукта * Кол-во -

• (Остаток D1 Cуб продукта - Прогноз D1D2 Cуб продукта - Страховой запас D1D2 Cуб продукта - Презентационный запас Cуб продукта) +
  + Прогноз D1D2 Cуб продукта + Страховой запас D1D2 Cуб продукта + Презентационный запас Cуб продукта - Остаток D1 Cуб продукта ) )

, где Кол-во - это количество суб продукта в спецификации на штуку мастер продукта;

, (Остаток D1 Cуб продукта - Прогноз D1D2 Cуб продукта - Страховой запас D1D2 Cуб продукта - Презентационный запас Cуб продукта) - конструкция необходима для учета в формуле заказа предположения, что остаток суб продукта может использоваться и в производстве, и в продаже суб продукта как отдельного товара и есть необходимость обеспечить эту продажу остатком. Если эта конструкция после вычисления дает значение меньше нуля, то она автоматически приравнивается к нулю.

С Excel файлом с примером расчета заказа прямой поставки и расчета СЗ можно ознакомится по ссылке.

Бизнес процессы работы с заказами

Ввод данных в систему

Ручная корректировка заказов

Выполняется Администратором автозаказа в следующих случаях:

• Перенос планируемых дат доставки задерживающихся заказов, в случае поступления такой информации от поставщика;

• Закрытие заказов, которые не будут привезены поставщиком и еще не попадают под правило автоматического закрытия;

• Корректировка заказов, не прошедших по критерию ограничений поставщика (минимальный заказ по сумме/количеству);

• Корректировка кросс-док заказов, где из-за того, что ограничения Х% (параметр) упаковки склада должно быть востребовано магазинами, системе не удалось оптимизировать количество заказов магазинов в силу математических ограничений;

• Корректировка доставки в случае, если поставщик сообщил о замене позиции в заказе;

• Ввод ручных заказов для обеспечения приемки товара в магазине в случае ошибки при вводе прихода;

• Заказы по позициям, которые являются не товаром, а расходными материалами и не заказываются на основании прогноза.

Анализ отсутствия товаров на остатках

По каждой категории товаров должна быть установлена норма по уровню доступности, выражаемая в процентах. По тем категориям, где эта норма не выдержана, необходимо проводить анализ, как описано ниже.

Аналитик товарных запасов выполняет следующие действия по товарам, разрешенным в ассортиментной матрице:

• Формирует отчет по отсутствующим товарам, где по каждому товару рассчитывается % магазинов, где товар вышел в 0 на конец дня;

• По топовым товарам в списке, детализирует отчет на уровне магазинов;

• Проводит анализ причин отсутствия товаров. Возможные причины:

  • Недопоставка – коммуникация с поставщиком, отключение галочки «Заказываемый» на временно не заказываемых товарах;

  • Списание товара – коммуникация с магазином;

  • Отсутствие кратности – заведение кратности в систему;

  • Отсутствие привязок – коммуникация с администратором справочников, создание привязок;

  • Недостаточный заказ – анализ продаж, остатков, созданных заказов и прогнозов.

• По топовым позициям с причинами «недостаточный заказ», проводится анализ прогноза и достаточности страхового запаса, как описано в документации MySales.

Необходимость такого детального анализа по топовым позициям вызвана тем, что работая с исключениями, это позволяет обнаружить системные проблемы и исправить их не для единичных позиций, а для всех.

Анализ излишков товарных запасов

По каждой группе товаров должна быть установлена норма по оборачиваемости в днях. По тем категориям, где эта норма не выдержана, аналитик товарных запасов ежедневно формирует отчет об оборачиваемости товарных запасов, а также о товарах, не подлежащих заказу следующие 30 дней.

По топовым товарам, которые не соответствуют норме по оборачиваемости в днях, проводится детальный анализ причин.

Типы заказов

В системе автозаказа предусмотрено три типа поставок:

• Прямая поставка - заказ производится напрямую с магазина на поставщика и доставка происходит напрямую от поставщика в магазин;

• Пикинг - магазин заказывает с РЦ, а не напрямую от поставщика. А РЦ в свою очередь заказывает уже у поставщика. Заказы с магазина на РЦ и с РЦ на поставщика не связаны между собой. Также предусмотрена разновидность пикинга - Pick to zero.

• Кросс-док - магазин заказывает с РЦ, а не напрямую от поставщика. А РЦ в свою очередь заказывает уже у поставщика. Но, в отличии от пикинга, заказ магазина на РЦ и РЦ на поставщика связаны. Так как при кросс-доке поставщик привозит весь необходимый товар на РЦ, а РЦ сразу распределяет его на магазины (без хранения в РЦ).

Для того, чтобы заказы можно было сформировать, сначала необходимо завести диаграммы заказов. Более детальная информация о заведении диаграмм для каждого типа поставок описана ниже.

В общем процесс формирования заказа выглядит следующим образом:

Необходимые данные

Этот раздел описывает, какие данные система использует для формирования заказа, и какие из них являются обязательными.

Для формирования заказа системе необходим некоторый обязательный набор данных.

Данные, получаемые со стороны заказчика:

Данные, получаемые от системы MySales:

Если часть этих данных будет отсутствовать либо же они будут некорректны, то система либо не сформирует заказ, либо же заказ будет некорректным.

Прямая поставка

Для прямой поставки товары, график поставок, кратность и минимальный заказ с каждого магазина прописаны четко под поставщика

Схема прямой поставки:

Кросс-док

Для кросс-док поставки, товары, график поставок, кратность и минимальный заказ с каждого магазина прописаны четко под поставщика. С РЦ формируется суммирующий заказ со всех магазинов с учетом кратности и минимального заказа РЦ.

Схема кросс-док поставки:

Пикинг

Для пикинг поставки товары, график поставок, кратность и минимальный заказ с каждого магазина прописаны четко под РЦ. А с РЦ на поставщика формируются отдельные заказы.

Схема пикинг поставки:

Pick to zero

Pick to zero - это разновидность пикинг поставки, при которой магазины забирают весь сток склада. Ключевое отличие в том, что при пикинге склад отгружает на каждый магазин его конкретный заказ. В случае с Pick to zero после формирования заказов магазинов проверяется остаток склада. Если остаток склада больше чем заказы магазинов, то он добавляется к заказу магазинов.

Остаточный остаток склада распределяется по магазинам относительно заказов, которые были изначально - чем больше заказ - тем больше остаточного товара склада дополнительно попадет в заказ магазина. Также на эту схему накладывается ограничение кратности - из за кратности может быть так, что это распределение будет скорректировано.

Работа с диаграммами

Создание диаграмм

Создания диаграмм является первым этапом в работе с автозаказом. Для создания новой диаграммы пользователю необходимо перейти в раздел "Диаграммы" и нажать на кнопку "Добавить новую диаграмму". После нажатия откроется окно добавления диаграммы. Рассмотрим пример добавления диаграммы, стандартно окно добавления выглядит следующим образом:

При добавлении диаграммы пользователь заполняет следующие поля:

• Название - название диаграммы по желанию пользователя;

• Склад-источник - выбор склада в случае кросс-док и пикинг поставок;

• Поставщик - выбор поставщика;

• Договор - выбор договора поставки с поставщиком;

• Получатели - выбор магазинов, в которые производится поставка (в случае заведения диаграмм от поставщика на РЦ - выбирается РЦ)

• SKU - выбор товарных позиций, которые необходимо поставить;

• Тип - выбор типа задания интервалов поставок (в случае поставок утром - необходимо поставить галочку возле "Утро"):

  • Неделя - добавление графика в недельном формате - удобно, если заказ повторяется в фиксированные дни недели, например каждый вторник и четверг;

  • Месяц - добавление графика заказов для специфических дней месяца, если например заказ повторяется 3 и 17 числа каждого месяца;

• Интервал - выбор интервала повторения графика заказов. Если значение 1, то график будет повторятся каждую неделю, либо месяц, если 2 - каждые две недели и тд;

• График заказов и поставок - выбор дней, в которые происходит заказ. В ячейку дня пользователь вводит значение в днях между заказом и поставкой;

• +D1 прогноз - дополнительный прогноз. К обычному прогнозу D1 добавляется коэффициент поля +D1 умножен на прогноз следующего дня;

• +D1D2 прогноз - дополнительный прогноз. К обычному прогнозу D1D2 добавляется коэффициент поля +D1D2 умножен на прогноз следующего дня. Устанавливается на уровне Магазина;

• Требует подтверждения - указание, нужно ли подтверждать заказ вручную, или он будет отправлен автоматически;

• Авто подтверждение заказов в - если выбрано подтверждения заказа вручную, в этом поле можно указать время, когда заказ автоматически подтвердится (необязательно);

• Промо отдельно - если поставить галочку, то в случае, когда в заказе по этой диаграмме есть позиции, где промо попадает на период D1D2 - промо позиции будут выделены в отдельный заказ. И по одному календарю будет два заказа - один без промо позиций, а другой только с промо позициями.

• Промо требует подтверждения - указание, нужно ли подтверждать выделенный заказ с промо позициями вручную. Если в этой же диаграмме не проставлена галка "Требует подтверждения", не проставлена галка "Промо отдельно", но проставлена галка "Промо требует подтверждения", тогда заказ не будет автоматически подтвержден;

• Мин. кол-во для заказа - минимальное количество в единицах, которое можно заказать;

• Мин. сумма для заказа - минимальная сумма заказа в деньгах;

• Email - список email, на которые будут отправлены заказы (обычно email менеджеров поставщиков);

• Разрешения на редактирование - выбор, какие поля можно будет редактировать в заказе;

• Действительна с - выбор даты начала действия диаграммы;

• Действительна по - выбор даты окончания действия диаграммы (необязательно);

После заполнения всех полей и нажатия кнопки Добавить система автоматически создает отдельные диаграммы для всех магазинов (в случае кросс-дока еще создается диаграмма заказов с РЦ на поставщика).

Специфика заведения диаграммы для прямой поставки:

В случае с прямой поставкой пользователь сразу выбирает поставщика, оставляя поле "Склад-источник" не выбранным.

Специфика заведения диаграммы для кросс-док поставки:

В случае с кросс-док поставкой пользователь сначала выбирает "Склад источник", потом выбирает формат Кросс-док, и только после этого выбирает поставщиков. Также в случае с кросс-док диаграммой пользователю необходимо указать график поставок и для магазинов, и для РЦ. Пользователю не нужно заводить отдельно диаграмму с РЦ на поставщика, система делает это автоматически.

Специфика заведения диаграммы для пикинг поставки:

В случае с пикинг поставкой пользователь также сначала выбирает "Склад-источник", потом выбирает формат пикинг, и только после этого выбирает поставщиков. Также в случае с пикинг поставкой пользователю необходимо создать диаграммы поставки на РЦ от поставщиков. Это делается аналогично созданию диаграммы прямой поставки, только получателем выбирается РЦ.

+D/+D1D2 Коэффициенты

Коэффициенты +D1 прогноз и +D1D2 прогноз используются для увеличения заказа магазинов.

Так, коэффициент +D1 добавляет к прогнозу D1 прогноз следующего дня, умноженный на коэффициент +D1, а +D1D2 к прогнозу D1D2 - прогноз следующего дня, умноженный на коэффициент +D1D2. Коэффициенты могут быть дробны, например коэффициент 0.5 добавит только полдня, а не целый к заказу.

Коэффициент +D1D2 используется в первую очередь для увеличения страхового запаса склада. В поле с этим коэффициентом пользователь может указать, на сколько дней необходимо увеличить страховой запас склада.

Коэффициент +D1 используется для увеличения заказа круглосуточных магазинов, в случае, если необходимо добавить еще ночные продажи. Также его можно использовать, если например товар должен приехать утром, но поставщик задерживает доставку (например товар должен приехать в 9 утра, но приезжает в 11 - соответственно эти два часа продаж нужно учесть в заказе).

Параметр "Утро"

В диаграмме пользователь должен указывать, приезжает ли товар утром. Это делается с помощью галочки "Утро". В зависимости от того, приедет заказ утром или нет, изменяется непосредственно расчет заказа.

В случае если стоит галочка утро:

В прогнозе D1 день доставки D1 не учитывается, так как товар приедет утром дня D1. А в прогнозе D1D2 учитывается D1 и не учитывается D2.

В случае если не стоит галочка утро:

В прогнозе D1 день доставки D1 учитывается, так как товар приедет только вечером дня D1, и необходимо учесть в заказе продажи дня D1. А в случае с прогнозом D1Д2 день D1 не учитывается, а день Д2 учитывается.

Также система независимо от галочки утро учитывает в расчетах день заказа.

Редактирование диаграмм

У пользователя есть возможность редактировать некоторые поля диаграмм. Редактировать возможно двумя путями:

• С использованием меню (для открытия меню в строке с диаграммой нужно нажать 💬). После выбора "Редактировать диаграмму" откроется окно аналогичное окну создания диаграммы. Пользователь сможет редактировать активные поля;

• Напрямую из таблицы с диаграммами - для этого необходимо проскролить вправо до появления редактируемиых полей. После введение необходимых значений необходимо кликнуть в любом месте на страничке для их сохранения.

В случае с кросс-док диаграммами, если пользователю необходимо добавить магазин к кросс-доку, то ему необходимо в строке с нужной диаграммой нажать  💬 и выбрать "Добавить магазин".

Пересчет календаря

Если возникла необходимость пересчитать календари заказов и поставок (изменились диаграммы) пользователь может сделать это вручную нажав на кнопку  💬 и выбрав "Пересчитать календарь".

Также календари автоматически пересчитываются при автоматическом расчете заказов каждый день (либо при запуске батча "Пересчет заказов").

Импорт/Экспорт диаграмм

Пользователю для удобной работы с диаграммами предоставляется возможность экспорта и импорта диаграмм.

Для того, чтобы экспортировать диаграммы в файл необходимо нажать на кнопку .

В случае с импортом диаграмм пользователю необходимо подготовить специальный файл в csv формате. Поля в файле аналогичны тем, которые заполняются при добавлении диаграммы с интерфейса. С шаблоном файла импорта диаграмм можно ознакомится по ссылке.

Детальное описание всех полей файла импорта диаграмм:

• NAME - название диаграммы;

• WHS_ID - номер склада в MySales (заполняется только для пикинг и кросс-док диаграмм);

• WAREHOUSE_TYPE - тип склада - значение "с" для кросс-док и "p" для пикинга;

• SUPPLIER_ID - номер поставщика в MySales;

• SPECIFICATION_ID - номер контракта в MySales;

• RECEIVERS - получатели - список номеров магазинов через запятую (или склада) на которые будет поставка (оставляем пустым, если значение ALL_STORES равно 1);

• ALL_STORES - значение "1", если поставка на все магазины и "0", в другом случае;

• SKUS - список номеров товарных позиций через запятую, которые поставляются (оставляем пустым, если значение ALL_SKUS равно 1);

• ALL_SKUS - значение "1", если поставляются все товарные позиции по контракту и "0", в другом случае;

• TYPE - тип графика поставок (заводится график на еженедельной основе или же на целый месяц) - значения поля "W" для недели и "M" для месяца;

• MORNING - идентификатор поставки с утра - "1", если поставка происходит утром и "0" в других случаях;

• INTERVAL - интервал повторения графика поставки (1 - каждую неделю/месяц, 2 - каждые две недели/месяца и тд.);

• RPM_DAYS - дни, в которые будет происходить заказ через запятую. От 1 до 7 для еженедельного формата (где 1 - понедельник, 7 - воскресенье) и от 1 до 30 для ежемесячного;

• DELIVERY_DAYS - количество дней от заказа на магазин до поставки. Проставляются через запятую для каждого дня заказа из поля RPM_DAYS;

• DELIVERY_DAYS_WHS - количество дней от заказа на склад до поставки. Проставляется только для заказа типа кросс-док;

• PLUS_D1_FCST - +D1 коэффициент;

• PLUS_D1D2FCST - +D1D2 коэффициент, устанавливается на уровне магазина;

• REQUIRES_CONFIRM - признак необходимости ручного подтверждения заказа магазинов - "1" необходимо подтверждать, "0" - заказ автоматически подтверждается;

• AUTOCONFIRM - время автоматического подтверждения заказа - только для заказов с необходимостью ручного подтверждения - автоматически подтверждает заказ в определенное время (поле необязательное);

• WHS_REQUIRES_CONFIRM - признак необходимости ручного подтверждения заказа склада (только для кросс-док) - "1" необходимо подтверждать, "0" - заказ автоматически подтверждается;

• SEPARATE_PROMO -

• PROMO_REQUIRES_CONFIRMATION -

• MIN_ORDER_QTY_STORE - минимальный заказ магазина в штуках;

• MIN_ORDER_AMOUNT_STORE - минимальная сумма заказа магазина в деньгах;

• MIN_ORDER_QTY_WHS - минимальный заказ склада в штуках (только для кросс-док);

• MIN_ORDER_AMOUNT_WHS - минимальная сумма заказа склада в деньгах (только для кросс-док);

• SUPPLIER_EMAIL - электронная почта менеджера поставщика;

• ALLOW_EDIT_ORDER - признак разрешения редактирования количества заказа в будущем - значение "1" разрешает редактирование, "0" запрещает редактирование;

• ALLOW_EDIT_STOCK - признак разрешения редактирования товарного запаса в будущем - значение "1" разрешает редактирование, "0" запрещает редактирование;

• START_DATE - дата начала действия диаграммы (в формате ГГГГ-ММ-ДД);

• END_DATE - дата окончания действия диаграммы (в формате ГГГГ-ММ-ДД) - необязательное поле, оставлять пустым, если дата окончания открытая.

Очередь

По умолчанию в диаграммах ставится ПУСТО

Все диаграммы считаются ночью. Если мы добавим в поле очередь 1, то тогда такая диаграмма будет пересчитываться и ночью и в утренний батч.

Для каждого батча присвоит порядковый номер 0,1,2 и т.д.

Работа с календарями

Ручное событие

У пользователя есть возможность заводить ручные события в календаре. Эти события отдельны от тех, которые рассчитывает система на базе диаграмм и происходит только один раз.

Для добавления ручного события необходимо нажать на "Добавить события" на странице "Календарь". После нажатия откроется окно добавления нового события:

Ручное событие является единичным, с установленными датами заказа и доставки. Оно не может повторяться. Заказ и доставка происходят только один раз.

Импорт ручных событий

Пользователю предоставляется возможность загрузки товаров для ручных событий с файла Excel.

Для того, чтобы загрузить товары для ручного события из файла необходимо перейти в форму добавления нового события, выбрать тип "Ручное", ввести все необходимые данные и нажать кнопку "Добавить". После нажатия откроется окно выбора товаров:

В этом окне необходимо нажать кнопку 💾.

В файле импорта должны присутствовать два поля:

• SKU_ID - номер SKU в системе MySales;

• ORDER_VOLUME - необходимое количество товара к заказу.

Шаблон файла импорта товаров для ручного события.

Подтверждение/Отмена события

Любое событие можно либо подтвердить либо отменить. Если событие автоматически подтверждается (настройка при заведении диаграммы), либо же было уже подтверждено, то пользователь может его отменить. Аналогично пользователь может подтвердить событие, которое требует подтверждения.

Для Подтверждения/Отмены событий необходимо либо поставить либо убрать галочку в строке с событием:

Массовая отмена событий

События можно отменять массово на определенную дату. Например все поставки на склад во вторник отменены. Пользователь может выбрать нужные для отмены события, либо же отменить все события на выбранную дату.

Для выбора нужных событий пользователь должен поставить галочку ⬜️. в строке с нужным событием. Столбец с галочками находится за столбцом "Действия" справа в конце.

После того как нужные события выбраны необходимо нажать  над таблицей и выбрать "Отменить событие".

Пересчет заказов

У пользователя есть возможность в случае необходимости пересчитать заказы по выбранному событию (пересчитываются заказы для соответствующей диаграммы). Для запуска пересчета необходимо нажать на “Пересчитать заказы” в строке с событием.

Такая необходимость может возникнуть, если было добавлено ручное событие, либо же произведена ручная корректировка заказа для кросс-док диаграмм. Например если изменили заказ с магазина на РЦ, то необходимо запустить пересчет, чтобы система пересчитала заказ с РЦ на поставщика и это необходимо сделать только для одного события (если событий много, то проще запустить батч и пересчитать все заказы).

Работа с заказами

На странице с Заказами пользователь может производить следующие действия относительно созданных заказов:

• Просмотреть детали заказа

• Подтвердить приходы

• Отметить задерживающиеся заказы

• Выгрузить в Excel

• Отменить подтверждение

• Отправить email поставщику

Отмена подтверждения

Если заказ был ошибочно подтвержден, его можно отменить. Для этого необходимо в строке с нужным заказом нажать на кнопку 💬 и выбрать из меню "Отменить подтверждение".

Нужно понимать, что отменить заказ можно и после его отправки поставщику. Но в этом случае поставщик не узнает об отмене заказа, вам система просто предоставит возможность изменить и отправить заказ повторно. Для полной отмены заказа с поставщиком необходимо контактировать дополнительно.

Заполнение приходов

В системе автозаказа предусмотрено специальное окно для заполнения приходов. Обычно приходы в системе автозаказа заполняются в автоматическом режиме, синхронизируясь с системой учета клиента, куда заполняют приходы в момент получения товара на магазине. Но часто возникают случаи, когда приход необходимо заполнить вручную (например если заказ задержался).

Окно заполнения приходов выглядит следующим образом:

У пользователя есть возможность заполнить приходы следующими значениями:

• Нулями - в случае, если товар не пришел. Обязательно делать для задерживающихся заказов;

• Заказанным количество - если товар пришел в полном объеме;

• Конкретными значениями для каждой позиции - в случае, если по некоторых позициях есть недопоставка или привезли количество отличающееся от заказного.

Задерживающиеся заказы

В системе обязательно необходимо указывать заказы, которые задерживаются. Так как это необходимо для правильного расчета товара в пути и последующих заказов. Например если заказ каждый день и в понедельник должны были привезти 10 единиц товара, а не привезли ничего и задержали до вторника, то если системе не указать, что заказ задержали, то во вторник приедет на 10 единиц больше чем нужно.

Для внесения задерживающегося заказа необходимо заполнить приход по нему нулями. А также в поле "Задержан до" в таблице с заказами указать дату до которой заказ задержан, если информация о такой дате имеется.

Ручная корректировка заказа

У пользователя есть возможность изменить значения заказа и значения остатка. Необходимость ручной корректировки заказа может возникнуть в разных случаях, например если эксперт увидит, что система рассчитала слишком большой заказ, так как не знала об особых внешних факторах, либо же например появился дополнительный спрос и возникла необходимость увеличить заказ. Редактировать поля заказа можно только в режиме просмотра "Строки" и только для отдельных позиций. Нельзя отредактировать общий заказ по всем магазинам.

При добавлении ручного заказа нужно понимать, что он должен быть больше минимального заказа и быть кратным кратности. В случае несоблюдения этих правил заказ будет невозможно подтвердить, а система выдаст ошибку и попросит перепроверить.

В случае с кросс-док заказами при изменении количества заказа с магазина на РЦ необходимо еще дополнительно изменить заказ с РЦ на внешнего поставщика. Это можно сделать двумя способами:

• После изменения всех необходимых заказов с магазина на РЦ запустить пересчет заказов по этой диаграмме. В этом случае система сама пересчитает заказ с РЦ на поставщика с учетом всех ограничений.

• Вручную изменить заказ с РЦ на внешнего поставщика с учетом кратностей и минимального заказа.

Если этого не сделать, система не позволит отправить заказ и выдаст ошибку о несовпадении заказа с магазинов на РЦ и с РЦ на внешнего поставщика.

Также нужно понимать, что если при кратности 10 вручную добавить 2 штучки к заказу, это ничего не изменит, так как не будет соблюдена кратность.

Загрузка ручной корректировки с файла

Загрузка ручных корректировок из файла используется для массового заведения корректировок. Для этого необходимо подготовить csv файл с корректировками. Файл должен содержать следующие поля:

• ID - номер заказа, который необходимо скорректировать; SKU_ID - номер SKU, которое необходимо скорректировать; CUSTOM_ORDER_VOLUME - скорректированное количество к заказу;

Для загрузки с файла необходимо перейти в меню "Пополнение" - "Заказы" - "Строки", нажать на  💬) и выбрать "Загрузить корректировки заказов".

Просмотр деталей заказа

Автоматически при открытии окна "Заказы" все заказы отображаются заголовками относительно диаграмм, без детальной разбивки по позициям. При таком отображении пользователь может увидеть только основную информацию о заказе, но например не может увидеть объем заказа для каждой позиции. Для открытия режима детального просмотра заказов с разбивкой по позициям и информацией о данных, на основании которых рассчитан заказ, можно либо дважды кликнуть по строке с заказом, либо выбрать формат отображения заказов "Строки", либо же, нажав на кнопку  , выбрать "Смотреть строки заказа".

Выгрузка в Excel

Системой предусмотрено возможность выгрузки всех заказов в Excel. Для этого необходимо либо используя меню (нажав на 💬) выбрать "Выгрузить в Excel", либо же нажать на кнопку .

Важно, чтобы в браузере было разрешено открывать всплывающие окна, так как файл для загрузки открывается в всплывающем окне. Если они заблокированы, то пользователь не сможет скачать созданный файл.

Проверка почты

При отправке заказов система отправляет на почту менеджеров письма с информацией о заказе. Иногда случается так, что письма не доходят, либо происходит другой сбой в работе сервиса отправки почты. Поэтому реализован функционал проверки отправки писем.

Для начала проверки почты необходимо нажать на кнопку . Система начнет проверку отправленной почты. Если система обнаружит сбой, то она выделит заказ, для которого произошел сбой красным цветом. Пользователь сможет посмотреть ошибку при наведении на поле "email".

В случае ошибки пользователь может либо попытаться отправить письмо еще раз, выбрав "Послать email поставщику" в меню работы с заказом (меню вызывается кнопкой 💬), либо же обратиться в поддержку MySales.

Виды оптимизации заказов

В таблице с заголовками заказов присутствует колонка "Оптимизация", в которой отображается тип оптимизации, который необходимо применить к заказу (при наведении на тип оптимизации появится окно с описанием этого типа).

В системе предусмотрено четыре типа оптимизации:

• Оптимизация заказа по сумме (если установлена минимальная сумма заказа для диаграммы). Срабатывает если сумма заказа меньше заданной, в этом случае заказ не будет отправлен и система поставит в колонке "Оптимизация" значение "a";

  Оптимизация заказа по количеству (если установлено минимальное количество заказа для диаграммы). Срабатывает если количество заказа меньше заданного, в этом случае заказ не будет отправлен и система поставит в колонке "Оптимизация" значение "q";

• Кросс-док оптимизация. Срабатывает если система не может уравнять заказы магазина и склада при кросс-док поставках, в этом случае заказ не будет отправлен и система поставит в колонке "Оптимизация" значение "c". Эта ситуация может возникнуть в двух случаях:

  • Количество заказа было изменено вручную для заказов магазинов и потом не изменено для заказа склада;

  • Уравнять заказы невозможно из-за кратности;

• Не заказываемая позиция. Срабатывает если в заказе есть позиция, которую невозможно заказать (если отрицательная или нулевая кратность, либо же позиция запрещена), в этом случае заказ не будет отправлен и система поставит в колонке "Оптимизация" значение "n".

Общая схема округления малых заказов

Система автоматически округляет заказ, который меньше 10 процентов от упаковки, либо к нулю либо к кратности упаковки в соответствии со следующими правилами:

• Заказ округляется вверх (к кратности упаковки), если Остаток < Презентации или Остаток < 2 * (Прогноз + СЗ)

• Заказ округляется вниз (к нулю), если Остаток > Презентации или Остаток > 2 * (Прогноз + СЗ)

Информация об ингредиенте

В случае если товар заказывается и как ингредиент и как отдельный товар, то в системе на странице "Заказы" информация об Остатках, Прогнозе Д1, Остатку Д1, Прогнозе Д1Д2, Страховом запас и Витрине отображается как для товара, который продается отдельно, так и для этого товара в составе готового продукта (товар является ингредиентом).

В системе для этих позиций отображаются две цифры через плюс - первая цифра - это данные о товаре как отдельном продукте, а вторая - данные о товаре как ингредиенте. Например, Остаток отображается как 23 + 7 - это обозначает, что на остатке есть 23 единицы товара для продажи, а также 7 единиц товара как ингредиента в готовом продукте.

Проверка возможности заказа

Ограничение заказов по сроку годности

Ограничение заказов по остатку склада для пикинга и pick to zero

Для пикинг поставок, в случае когда суммарный заказ магазинов больше, чем остаток склада, система автоматически будет уменьшать заказы магазинов, пока их сумма не станет равна остатку склада.

Алгоритм итерационно понижает заказы магазинов на кратность. Понижение производится пропорционально сумме остатка магазина и заказа и обратно пропорционально прогнозу Д1Д2.

Также система учитывает новый магазин, или нет. Если магазин новый - система по нему будет срезать заказ в последнюю очередь.

Повышение Pick To Zero заказов

Для типа поставки pick to zero в случае, когда заказ магазинов меньше чем остаток на складе срабатывает логика повышения заказов магазинов, чтобы забрать остаток склада - Сборка в Ноль.

Повышение заказов регулируется параметром. Этот параметр указывает на сколько % максимально можно повысить заказ магазина. Так если параметр 50%, заказа магазина 100 штук, а на складе 130, то заказ будет повышен до 130, так как 30 штук - это меньше чем 50% исходного заказа магазина (100 штук). Но если же на складе будет 200 штук, то система не подымет заказ магазина выше 150 штук (100 штук исходный + 50%).

Заказы pick to zero повышаются по алгоритму, который основывается на прогнозе Д1Д2.

Алгоритм итерационно повышает заказы на кратность пропорционально наибольшему из двух - прогнозу Д1Д2 или Потребности. Это позволяет на каждой итерации равномерно раздавать остаток склада, и ведет к тому, что все магазины (в случае достаточного остатка) получат заказ. Магазины с заказом 0 также получают часть остатка склада.

Расчет прогнозного остатка склада

Дополнительные циклы доставки

Функционал дополнительных циклов доставки предназначен для добавления к заказу дополнительного прогноза и страхового запаса по заданному количеству циклов доставок. Добавление возможно на 1 - 3 цикла и только к ненулевым заказам. Этот параметр устанавливается в форме "Параметры позиций". Если посчитанный заказ больше нуля и при этом в параметрах позиции установлено "Доп. циклы" = 1, то система делает заказ таким образом, чтобы его хватило на 2 цикла поставок. В форме заказов поле "Доп. цикл" отображает дополнительное кол-во заказанное для пропуска следующего цикла.

Технически система при пересчете заказов добавляет в формулу заказа прогноз Д1Д2 по дополнительному циклу и страховой запас по дополнительному циклу. Так при параметре 1 добавляется прогноз и сз на период следующего цикла поставки, при параметре 2 добавляется на период следующих двух и тд.

Параметр "Доп. циклы" = 1 стоит ставить на недорогих позициях, поставляемых со склада, чтобы пропускать 1 цикл поставок, снижая затраты на сборку. Можно также пропускать 2 или 3 цикла, если параметр установлен соответствующим образом.

Параметры позиций

Для расчета заказа очень важны такие ограничения, как кратность заказа и минимальный заказ. Они напрямую влияют на объем, которые системе разрешено заказывать. Так, нельзя заказать количество меньше минимального заказа и также количество, которое не кратно кратности заказа.

Для системы автозаказа MySales эти данные могут как получаться автоматически из базы клиента, так и быть заведены в систему с помощью функционала "Параметры позиций".

Данные о кратности и минимальном заказе заводятся для каждой позиции в каждом магазине. Это можно сделать как вручную с помощью интерфейса "Параметры позиций", так и импортировать эти данные из файла. Если нужно загрузить большое количество данных, есть смысл использовать импорт из файла, а если же изменить только несколько позиций, то быстрее будет использовать интерфейс. Для импорта данных из файла необходимо нажать кнопку ⇲.

Файл с данными для импорта должен иметь формат csv или txt с разделителем ";" (точка с запятой), а также иметь следующие колонки (таблица RPM_SKU_STORE_PARAMS) :

• SKU_ID - идентификатор товара в системе MySales;

• STORE_ID - идентификатор магазина в системе MySales;

• PARCEL - кратность ящика, упаковки;

• MIN_ORDER_QTY - Мин. заказ - минимальный заказ;

• GUARANTEED_ORDER - Гарант.зак. - гарантированный заказ (заказ не может быть меньше гарантированного);

• CAPACITY - Вместим. - вместимость, суммарный заказ не может быть больше этого значения в день поставки, включая витрину;

• ADD_CYCLE - Доп. цикл - указывает сколько дополнительных циклов поставок необходимо добавить к ненулевому заказу (возможно добавить от 1 до 3 циклов);

• PLUS_D1D2FCST - +Д1Д2 коэффициент дополнительного заказа в днях. Увеличивает СЗ склада по позиции на указанное количество дней.

• ROUND_FACTOR - Округление - фактор округления заказов относительно кратности и мин заказа. Проставляется значение от 0 до 1 (не включая 0 и 1). Если заказ относительно упаковки или мин заказа меньше значения фактора округления (например 0.3), то он округляется вниз, иначе вверх. Если заказ 2 штуки, упаковка 10, а фактор округления - 0.3 - система автоматически округлит заказ вниз;

• IS_ORDER - Заказ - указывает разрешен ли товар к заказу (1 - разрешен, 0 - не разрешен);

• IS_PRODUCTION - Про-во - указывает необходимо ли заказывать товары для производства продукта (1 - да, 0 - нет);

• IS_SHELF_LIMIT - Лимит СГ- указывает применять ли ограничение по сроку годности (1 - да, 0 - нет);

• WRITEOFF_LIMIT - Лимит спис. - Лимит списания. Это минимальное кол-во, которое должно стоять на полке без обрезания по сроку годности

• CROSS_DOCK - указывает ездит ли позиция по кросс-доку (1 - да, 0 - нет);

• PICK_TO_ZERO - Сборка в ноль - указывает ездит ли позиция по pick to zero (1 - да, 0 - нет). Устанавливается только для склада;

• IS_MORNING - указывает приедет ли позиция утром (1 - да, 0 - нет);

• MAX_INCREASE_PERC - указывает максимальный процент повышения заказа для pick to zero. Проставляется на уровне склада в процентах. Если: Суммарное повышение заказа (по всем магазинам) / Суммарный начальный заказ (по всем магазинам) * 100 будет больше чем этот параметр - заказ не повысится, а если меньше - повысится.

Образец файла импорта:

Если в файле импорта пользователь заполняет все поля, указанные выше для комбинации SKU-Магазин, то система обновит уже существующие комбинации SKU-Магазин, а также создаст новые, если такие присутствуют в файле. Если же в файле импорта пользователь заполняет не все поля для комбинации SKU-Магазин, то система только обновит уже существующие комбинации.

Также пользователь может экспортировать данные о кратности и минимальному заказу из системы в файл. Для этого необходимо нажать на кнопку ⇪.

Как проверить почему нет заказа

Форма "Параметры позиций" позволяет не только настроить параметры заказа, но и проверить все необходимые данные для заказа. Это также позволяет понять, почему заказа нет.

Следующие колонки "Параметров позиций" влияют на создание заказа:

• Кратность - кратность должна быть больше нуля. Если она нулевая - заказа не будет;

• Заказ - поле, которое указывает нужно ли заказывать товар. Если галочка в этом поле не стоит, то заказа не будет, независимо от наличия товара в АМ;

• Производство - указывает, заказывать ли товары для производства этого продукта. Влияет на заказ ингредиентов;

• Поставщик - если в этом поле не указан поставщик - нету соответствующей привязки - заказ не будет создан;

• Договор - если в этом поле не указан договор - нету соответствующей привязки - заказ не будет создан;

• Диаграмма - поле отображает диаграмму, по которой возится товар. Если это прямая поставка, пикинг или кросс-док для склада - поле не должно быть пустым, так как пустое поле указывает, что для товара не заведена диаграмма. В случае кросс-док заказа магазина пустое поле - это нормально, если есть контракт и поставщик;

• АМ - указывает на наличие товара в АМ - если галочка не стоит - товар не в ассортименте - заказ не будет создан;

Дополнительная загрузка

Описание

Функционал дополнительной загрузки позволяет дополнительно загружать магазины товаром перед акционными событиями или высоким сезоном продаж, при наличии различного рода логистических ограничений в работе распределительного центра либо поставщиков.

Также дополнительную загрузку можно использовать для загрузки магазинов товаром в начале акции на весь период акции, если такие товары имеют эффект повышенного спроса в первые дни акции и насыщения спроса, которому сопутствует падение продаж в последующие дни акции.

Возможно также использование этого функционала для дополнительной загрузки новых магазинов товаром, с целью обеспечения пиковых продаж в первые дни, когда проходит кампания активного продвижения нового магазина.

Дополнительную загрузку рекомендуется использовать только для товаров с длительным сроком хранения, которые, в это же время, находятся в топе продаж по количеству, так как для таких позиций риск создания неликвидных запасов - наименьший. Не рекомендуется использовать этот функционал для медленно продающихся позиций, так как для них - высокий риск создания неликвидного запаса. Также не рекомендуется для позиций с коротким сроком хранения, чтобы избежать порчи товара и, как следствие, его списаний или возвратов.

Как работает дополнительная загрузка

Для позиций, для которых выбрано дополнительную загрузку, система при расчете заказа изменяет стандартную формулу автозаказа.

У нее вместо прогноза Д1Д2 (прогноз продаж от первой доставки до следующей) подставляется прогноз от выбранной даты "Прогноз от" и до даты конца, которая была проставлена при добавлении дополнительной загрузки. Таким образом в ближайший заказ от дата начала дополнительной загрузки попадет такой объем товара чтобы покрыть потребность от даты "Прогноз от" и до конца дополнительной загрузки. За умолчанием "Прогноз от" равен дате начала загрузки. Кейс для изменения даты "Прогноз от" представлен ниже.

Это позволяет рассчитать необходимое количество товара с момента доставки и до конца периода, на который необходима дополнительная загрузка. Аналогично система считает и страховой запас. Все остальные процессы автозаказа остаются прежними.

Использование даты "Прогноз от"

Если вам необходимо загрузить магазин на весь период "Доп загрузки" поле "Прогноз от" нужно оставлять равным "Дата с". Но есть случаи, когда нужно в ближайшем заказе заказать объем товара не на весь период, а на часть. Например:

У поставщиков перед НГ - проблема со складскими площадями и они договариваются с ритейлерами, чтобы те заказали заранее новогодний объем. Заранее - это примерно в середине ноября. Но при этом держать на остатке товара на дополнительные полтора месяца ритейлеру не выгодно.

Для этого заводится доп загрузка с измененным полем "Прогноз от":

• Дата с - 11.11

• Дата по - 31.12

• Прогноз от - 20.12

• Ближайший заказ - 15.11

Таким образом на 15.11 система закажет объем товара равный потребности под ближайший цикл поставки + объем на период с 20.12 по 31.12. А дальше будет заказывать только под текущие продажи.

Такие договоренности - выгодные и ритейлеру и поставщику. Поставщику - так как ему не нужно платить за дополнительные складские площади, а ритейлеру - так как он получает отсрочку оплаты, повышая товарный запас, а система при этом точно рассчитывает потребность на праздничный период, чтобы праздничный запас успел продаться.

Добавление дополнительной загрузки

Для добавления дополнительной загрузки пользователю необходимо перейти на страницу "Дополнительная загрузка":

После открытия страницы необходимо нажать "Добавить новую запись". После нажатия откроется окно добавления позиций для дополнительной загрузки:

В окне добавления представлены следующие поля:

• Название - название для записи дополнительной загрузки (например название поставщика);

• Дата с - дата начала доп. загрузки. Доп загрузка попадет в первый заказ после этой даты;

• Дата по - дата по которую необходимо дополнительно загрузить товары;

• Прогноз с - дата с которой будет рассчитан объем доп загрузки. Объем будет рассчитан от этой даты до даты окончания доп. загрузки (Дата по).

• Промо - выбор промо акции, под которую необходима дополнительная загрузка (необязательное поле, вводится только в случае дополнительной загрузки под конкретную промо акцию);

• Магазины - выбор магазинов для которых необходима дополнительная загрузка;

• SKU - выбор SKU для которых необходима дополнительная загрузка.

После завершения ввода данных необходимо нажать "Добавить". После добавления система автоматически учтет необходимость дополнительной загрузки при последующих заказах выбранных товаров.

Фильтры

Для удобства работы, на странице присутствует поиск по названию записей (например название поставщика), а также поиск по отдельным позициям.

Push распределение

Функционал push распределений позволяет автоматически создавать массовые ручные заказы.

Для создания push распределения необходимо перейти на страницу "Push распределение" и нажать на кнопку "Создать пуш". После нажатия откроется окно создания пуш распределения. Окно создания пуш распределения очень похоже на окно создания диаграмм:

При создании пуш распределений система пытается добавить ручные заказы к уже существующим диаграммам, если же диаграммы для комбинации магазин-поставщик нет, тогда система создаст дополнительную диаграмму для ручного заказа.

Создание push распределения для прямой поставки

Для создания пуш распределения для прямой поставки необходимо заполнить следующие поля:

• Название - наименования пуш распределения;

• Склад-источник - для прямой поставки необходимо оставить как есть;

• Поставщик - выбрать поставщика из списка, аналогично как при создании диаграмм;

• Договор - выбрать договор из списка, аналогично как при создании диаграмм;

• Промо - выбрать промо акцию, если ручной заказ создается под промо;

• Дата заказа - выбрать дату заказа;

• Дата поставки - выбрать дату поставки;

• Получатели - аналогично как в диаграммах выбрать получателей из списка. В случае с ручным заказом можно выбрать любой магазин из списка, независимо от созданных привязок

• SKU - аналогично как в диаграммах выбрать товары для поставки - выбор товаров ограничен контрактом

• Email - ввести почту для отправки ручного заказа. Если это поле оставить пустым, то в случае наличия уже существующей диаграммы для комбинации товар-магазин-поставщик система попытается отправить заказ на почту, указанную в существующей диаграмме. Если же диаграммы нет, тогда заказ отправлен не будет.

После заполнения всех полей окно будет выглядеть следующим образом:

Для продолжения необходимо нажать кнопку "Далее", после нажатия откроется окно детальной настройки количества заказа и типа его распределения:

На этой странице пользователь может импортировать количество заказов из файла (см. раздел "Импорт пуш распределений"), выбрать логику для распределения заказа по выбранным магазинам (см. раздел "Типы распределения по магазинам"), указать нужно ли соблюдать ассортимент при создании заказа (если не поставить галочку "только в АМ" - заказы создадутся для всех комбинаций магазин-sku, выбранных раньше, независимо от их наличия в ассортименте).

Также на этой странице пользователь задает количество заказа для каждой комбинации магазин-товар. Пользователь может использовать как автоматическое распределение общего количества заказа товара по магазинам, так и вручную ввести количество заказа для каждого магазина.

Для заведения количества заказа на товар необходимо ввести желаемое количество к заказу в поле "Всего (польз)" в строке с нужным товаром:

После введения нужной суммы пользователь может посмотреть распределение по магазинам для конкретного товара, нажав на кнопку "Рассчитать по SKU", либо же рассчитать для всех товаров, нажав "Рассчитать". После расчета система выведет в строке информацию о количестве, которое будет заказано с учетом ограничений по кратности и мин. заказу, а также прогнозный остаток товара в неделях.

Чтобы посмотреть, как количество заказа было распределено по магазинам, необходимо нажать на строку с нужным товаром. После чего раскроется распределение по магазинам:

В открывшемся распределении по магазинам отображается следующая информация:

• Магазин - номер и название магазина, в который будет поставка;

• Ср. продажи - средние продажи товара в магазине; если продаж не было - система рассчитывает теоретические средние продажи по магазину (отображаются в скобках);

• Остаток - отображает последние остатки товара на магазине;

• АМ - отображает наличие товара в ассортименте;

• Кратность - отображает кратность упаковки;

• Мин. заказ - отображает минимальное количество товара к заказу;

• Заказ - отображает позволена ли позиция к заказу (выбирается в форме "Параметры позиций"). Если галочка не стоит - позиция не будет заказана, независимо от выбора пользователя. Чтобы она заказалась, необходимо разрешить заказ в форме "Параметры позиций";

• Диаграмма - отображает диаграмму для комбинации товар-магазин, здесь возможны следующие случаи:

  • Если система находит комбинацию товар-магазин в уже существующей диаграмме, то в этом поле будет отображен номер диаграммы. Ручной заказ будет одноразово добавлен к этой диаграмме;

  • Если система находит комбинацию товар-магазин в уже существующей диаграмме, но в диаграмме заведен иной тип поставки (кросс-док например), тогда номер диаграммы будет подсвечен красным и взят в скобки. Для заказа будет создана новая диаграмма с прямой поставкой.

  • Если система не находит комбинацию товар-магазин в уже существующей диаграмме, то поле будет пустым и для ручного заказа будет создана новая диаграмма.

• Кол-во - распределенное заданное общее количество заказа на определенный магазин с учетом кратности и мин. заказа;

• Кол-во (польз) - окно, в котором пользователь может ввести вручную желаемое количество заказа на магазин. Нужно понимать, что в этом случае изменится общее количество заказа, которое было введено ранее;

• Предупреждение - отображает системные предупреждения.

После того, как все данные внесены и проверены, для создания пуша необходимо нажать кнопку "Создать пуш". Также пользователь может указать, нужно ли автоматически подтверждать и отправлять заказ, проставив соответствующие галочки возле "Подтвердить заказы" и "Отправить заказы".

Создание push распределения для кросс-док поставки

Создание пуш распределения для кросс-докинга почти аналогично пушу для прямой поставки. Пользователю в первом окне необходимо дополнительно выбрать "Склад-источник", потом под ним выбрать "Cross-dock", а также указать дату доставки на склад.

В следующем окне, аналогично прямой поставке, необходимо выбрать желаемое количество заказа. В случае кросс-док пуша в строке с товаром дополнительно отображается Кратность и Мин. Заказ склада, а также разрешено ли заказывать товар на склад.

Далее заказ настраивается аналогично прямой поставке. Единственное отличие - это то, что независимо от того, нашла система уже существующие диаграммы или нет - при пуше будет создана новая пачка кросс-док диаграмм для выбранных комбинаций товар-магазин.

Создание push распределения для пикинг поставки

Создание пуш распределения для кросс-докинга также почти аналогично пушу для прямой поставки. Пользователю в первом окне необходимо дополнительно выбрать "Склад-источник", потом под ним выбрать "Пикинг". Следующие окна аналогичны прямой поставке.

При пикинге создаются только заказы склад-магазин. Заказы от поставщика на склад автоматически подхватывают дополнительное ручное количество заказа и добавляют его к следующему заказу склада. Но это происходит только для тех позиций, по которым уже существуют пикинг заказы на склад.

Если пользователь выбрал позиции, которые раньше не ехали на склад, либо же необходимо сделать дополнительный заказ на склад в другое время, тогда его необходимо добавить как ручное событие через форму "Календари". Если этого не сделать - на складе не будет достаточного количества товара и заказы магазинов не удастся выполнить.

Загрузка push распределения из файла

Пуш распределения можно как создавать вручную так и полностью загружать из файла. Также есть возможность загружать количество для заказа для вручную созданных push распределений, файл для такой загрузки описан ниже.

Для загрузки распределения с файла необходимо нажать на 💬 и выбрать "Импорт из csv". Также необходимо подготовить файл формата csv со следующими полями:

• SKU_ID - код товара MySales;

• STORE_ID - код магазина MySales;

• CONTRACT_ID - код контракта;

• ORDER_DATE - дата заказа;

• DELIVERY_DATE - дата доставки;

• QUANTITY - количество к заказу;

• WAREHOUSE_TYPE - тип склада. Заполняется только для кросс-док и пикинг заказов. В случае с пикингом ставиться p, для кросс-дока - d;

• WHS_ID - кода склада. Только для кросс-док и пикинг заказов;

• EMAIL - почта на которую будет отправлен заказ;

• CLOSEST_DELIVERY - устанавливается для автоматического расчета даты доставки пуша. Если стоит 1 - система автоматически проставит дату доставки равную ближайшей дате доставки;

Примечание:

• Если поставка выполняется от поставщика, то поле CONTRACT_ID заполняется идентификатором контракта поставщика, а поле WHS_ID не заполняется.

• Если поставка выполняется со склада РЦ, то поле CONTRACT_ID заполняется идентификатором контракта поставки с РЦ, а в поле WHS_ID указывается идентификатор склада РЦ.

С примером файла можно ознакомится по ссылке - Загрузка Push распределения.

Добавления количества заказа из файла

Для удобства пользователь может загружать ручное количество заказа из файла, а не вручную. Для загрузки из файла необходимо нажать на кнопку  в окне с выбором количества ручного заказа, а также подготовить файл импорта. Файл может быть в форматах csv (с разделителем точка с запятой), tsv (с разделителем tab) или txt (с разделителем точка с запятой). Пользователь может загружать два варианта файла, которые отличаются колонками:

• Загрузка только списка SKU и значений количества для последующего автоматического распределения по магазинам. В этом файле должны быть колонки SKU_ID и QUANTITY (количество для распределения);

• Загрузка комбинаций SKU-Магазин и конкретного значения для распределения на магазин. В этом файле должны быть колонки SKU_ID, STORE_ID и QUANTITY (количество для распределения);

С примерами файлов можно ознакомится по ссылкам - Загрузка SKU, Загрузка SKU-Магазин.

Распределения по магазинам

В системе есть три варианта распределения заданного количества товара по магазинам:

• По средним продажам - заданное количество распределяется на основании средних продаж.

• По среднему прогнозу - заданное количество распределяется на основании среднего прогноза.

• Раздать всем - в отличии от предыдущих вариантов система не рассчитывает количество, а раздает одинаковое количество товара каждому магазину - которое указанное в поле "Всего (заказ)".

Алгоритм распределения заданного количества

Алгоритм распределения базируется на выравнивании остатка в неделях по всем магазинам. Система итерационно раздает кратность упаковки на все магазины начиная с самых больших относительно прогноза/средних продаж. Базовым остатком в неделях берется остаток для магазина с самим большим прогнозом/средними.

Логика работы алгоритма описана ниже:

• Высчитываем текущий сток в неделях (реальный сток / прогноз или средние) по магазину с наибольшими средними/прогнозом - и берем его за базовый.

• Сравниваем сток в неделях для последующих магазинов с базовым.

• Если сток в неделях для магазина больше базового - переходим к следующему магазину.

• Если сток в неделях для магазина меньше базового - добавляем магазину кратность упаковки, до момента пока сток магазина не станет больше базового (как только он становится больше - оставляем количество полученное на предыдущем добавлении)

• Когда все магазины пройдены и их сток выровнен относительно базового - переходим на следующую итерацию (возвращаемся к базовому магазину)

• Следующая итерация начинается если еще остается товар для распределения - к базовому магазину (наибольший) добавляем кратность упаковки. Высчитываем новый базовый сток в неделях и повторяем предыдущий алгоритм.

• Алгоритм продолжается пока остается количество для распределения.

Также есть параметр, который позволяет добавить или отнять заданное количество недель от базового стока в неделях на каждом этапе перед сравнением со стоком других магазинов. По умолчанию он 0. Параметр настраивается на стороне MySales.

Например: параметр 1, сток базового магазина в неделях 5, а сток проверяемого 5.5 (он не получает товар при стандартном параметре 0). При применении параметра = 1 сток базового станет 6, и в этом случае магазин уже получит распределение.

Увеличение параметра ведет к более равномерному распределению по всем магазинам. Магазины быстрее получают упаковку, и как следствие количества хватает на большее количество магазинов. В этом случае магазины с большими средними/прогнозом в итоге получат меньше, а магазины меньшим получат больше.

Уменьшение ведет к обратному. Магазины с большими средними/прогнозом получат больше товара, маленьким может не хватить.

Новые магазины

Описание

Страница "Новые магазины" позволяет добавлять новые магазины и рассчитывать прогноз, основываясь на данных по аналогичным магазинам. При построении прогноза система учитывает коэффициент влияния каждого из аналогов, который задается при добавлении нового магазина.

Список новых магазинов отображается в виде таблицы, которая имеет следующие поля:

• Новый магазин – идентификатор название нового магазина;

• Сопоставимый магазин – идентификатор название магазина-аналога;

• Коэффициент – коэффициент подобия нового магазина и аналога;

• Дата начала - дата, начиная с которой заказ в новый магазин будет рассчитываться как заказ в сопоставимом, умноженный на коэффициент;

• Дата окончания – дата, после которой заказ в новый магазин будет рассчитываться на основании продаж нового магазина;

• Последнее изменение – дата последнего изменения данных о новом магазине.

Добавление нового магазина

Для добавления нового магазина необходимо нажать кнопку "Добавить Новый магазин":

После нажатия кнопки открывается модальное окно добавления нового магазина, которое состоит из следующих полей:

• Новый магазин – название нового магазина. Выбирается из выпадающего списка, для открытия которого необходимо нажать на поле возле надписи "Новый магазин" (для того, чтобы магазин появился в списке, его необходимо внести в базу данных в соответствующую таблицу);

• Сопоставимый магазин – название сопоставимого магазина. Выбирается из выпадающего списка, для открытия которого необходимо нажать на поле возле надписи "Сопоставимый магазин";

• Коэффициент - коэффициент подобия (число от 0 до 1; если значение 1 - полностью аналогичен);

• Дата начала - дата, начиная с которой заказ в новый магазин будет рассчитываться как заказ в сопоставимом, умноженный на коэффициент;

• Дата окончания - дата, после которой заказ в новый магазин будет рассчитываться на основании продаж нового магазина. После даты окончания запись становится неактивной и больше не используется.

Работа с новыми магазинами

У пользователя есть возможность совершать следующие действия с записью о новом магазине в таблице:

• Редактировать данные о новом магазине. Для открытия окна редактирования необходимо нажать на кнопку 🖌. После нажатия на кнопку откроется окно:
  
  

  Пользователь может изменить коэффициент, а также дату окончания.

• Удалить новый магазин. Для удаления нужно нажать на кнопку 🗑. После нажатия новый магазин будет удален.

Фильтры

Для более удобного отображения и поиска новых магазинов на странице "Новые магазины" присутствуют следующие фильтры:

• Активные записи - включение и отключение отображения неактивных записей в таблице. Для отображения только активных записей необходимо поставить галочку.

• Строка поиска - поиск происходит по названию нового магазина.

Дополнительные места

Функционал дополнительных мест используется для временного увеличения презентации товара в зале. Обычно дополнительные места заводятся под промо акции. Заведение дополнительного увеличивает презентацию товара на указанное при заведении количество и в последствии увеличивает заказ товара на выбранный период.

Добавление дополнительного места

Для добавления дополнительной презентации пользователю необходимо перейти на страницу "Дополнительные места":

После перехода на страницу "Дополнительные места" необходимо нажать кнопку "Добавить новую запись". После нажатия откроется окно для добавления доп места:

Пользователь вводит следующие поля:

• Название - название записи;

• От - дата начала действия доп места;

• До - дата окончания действия доп места;

• Промо - выбор промо, под которое заводится доп место;

• Sku - выбор товаров, для которых будет заведено доп место;

• Магазины - выбор магазинов, для которых будет заведено доп место.

После заполнение полей необходимо нажать "Далее", после нажатия откроется окно, в котором пользователь должен указать количество доп мест для каждой выбранной позиции. Это можно сделать либо вручную, либо загрузить с файла. Формат файла описан в разделе Импорт из файла:

В этом окне отображаются названия выбранных товаров и их презентационный запас в системе (отображается напротив названия). Для открытия списка магазинов необходимо нажать на название товара. В поле напротив названия магазина пользователь указывает необходимое количество доп мест. Для создания доп места необходимо нажать кнопку "Создать".

Загрузка из файла

Необходимое количество доп мест пользователь может импортировать из файла. Для этого в окне выбора количества доп мест необходимо нажать на "Импорт". Файл импорта должен быть в формате csv или txt с разделителем ; (точка с запятой) и иметь следующие колонки:

• SKU_ID - код SKU MySales;

• STORE_ID - код магазина MySales;

• QUANTITY - количество доп мест.

Тендеры

Функционал тендеров используется для замены поставщика для выбранных позиций. Обычно замена поставщика используется в случаях когда позицию может привозить несколько поставщиков, и выбирается тот, который предлагает лучшие условия.

Изначально заказы создаются на поставщика, который заведен в диаграмме, но пользователь может изменить этого поставщика уже в самом заказе. Для получения возможности замены поставщика необходимо завести контракты всех поставщиков, которые возят товар на странице "Тендеры":

Добавление контракта

Для добавления альтернативного поставщика для позиции необходимо добавить соответствующий контракт. Для одной позиции можно добавлять сколько угодно контрактов.

Для добавления контракта необходимо нажать "Добавить новую запись". После откроется окно добавления контракта:

Пользователь заполняет следующие поля:

• SKU - выбор товара, для которого необходимо добавить поставщика;

• Поставщик - выбор поставщика;

• Контракт - выбор контракта;

После заполнения полей пользователь должен нажать кнопку 🔽 для добавления нового контракта к товару. После нажатия контракт будет добавлен, пользователь может добавить несколько контрактов изменяя данные в этой форме.

После того как все нужные контракты добавлены - необходимо нажать "Сохранить". Для удаления контракта необходимо нажать 🗑.

Изменение контракта в заказе

После того как нужные контракты добавлены на странице "Тендеры" пользователь может изменять контракт и соответствующего поставщика на странице "Заказы".

Изменять контракт можно как на уровне всего заказа - в Заголовках, так и на уровне одного товара в заказе - в Строках.

В случае с изменением контракта на уровне всего заказа необходимо в Заголовках нажать на 💬 в строке с заказом и выбрать "Сменить договор". После нажатия откроется окно смены договора. Договор измениться только у тех позиций из заказа, к которым привязан альтернативный договор на странице "Тендеры". Остальные позиции останутся без изменений.

В окне отображается информация о позиции, а также список договоров, на которые можно изменить текущий. Для изменения необходимо выбрать нужный договор и нажать "Применить".

После применения система ищет есть ли уже заказ с выбранным в предыдущем шаге контрактом. Если найден заказ на нужный магазин и дату - система добавляет в него позиции из исходного заказа. Если не найден - позиция создает новый заказ с новым контрактом и позициями. В исходном заказе по этой позиций будет проставлено поле "Ручная корректировка" равно нулю.

В случае с изменением контракта для конкретного товара необходимо в Строках нажать 💬 в строке с заказом и выбрать "Перенести в другой контракт". После нажатия откроется окно смены договора.

В окне пользователь должен выбрать новый договор, а также количество, которое необходимо перенести. По умолчанию отображается все количество, но пользователь может перенести только часть. Важно, что количество должно быть кратно упаковке.

После применения система аналогично ищет существующий заказ, если он найден - позиция добавляется у него с выбранным количеством. Если не найден - создается новый заказ. В исходном заказе, если перемещено все количество проставляется "Ручная корректировка" равна нулю, если перемещено часть заказа - то в исходном заказе в поле "Ручная корректировка" будет проставлено разницу между исходным заказом и перемещением.

Точка перезаказа

Функция Точка перезаказа предназначена для выполнения заказов на РЦ с плавающей датой заказ/поставки товаров и динамическим выбора периода обеспечения запасами в соответствии с прогнозом продаж. Как правило, время поставки таких заказов достаточно длительное и занимает от четырех недель.

Описание

Страница «Заказ товаров на РЦ» предназначена для формирования заказа на Распределительный Центр.

Для формирования и расчета таких заказов используется стратегия которая называется «точка перезаказа» (reorder point - анг.).

«Точка перезаказа» или Reorder Point это стратегия заказа товаров у производителя или дистрибьютера, с динамическим выбором точки заказа - даты поставки товаров и конечной даты по которую плаируется обеспечить запасами согласно прогнозу продаж. Стратегия позволяет выполнить оптимизацию объема заказа товара от поставщиков в соответствии с оптимальной логистикой, подобрать объем заказанного товара под используемый в логистике транспорт и тем самым сократить логистические расходы одновременно поддерживая минимальный остаток товаров на складе с оптимальной оборачиваемостью товаров с учетом рисков в потере продаж.

Такой подход к формированию заказа должен обеспечить оптимальное одновременное выполнение противоречащих условий:

• обеспечение запасами товаров магазины, до определенной даты, или даты следующего заказа, что позволит выполнить доставку следующего заказа когда складской остаток будет минимальным

• выбор даты поставки, чтобы обеспечить минимальное выпадение из продаж отдельных артикулов поставщика

• выбор даты поставки, не менее чем минимальный срок выполнения и поставки заказа от поставщика

• выбор периода покрытия в целом, минимальной продолжительности периода для обеспечения минимальной оборачиваемости складских запасов

• подобрать объем заказа под заказываемый транспорт или свободное место для перевозки в целях минимизации логистических расходов

Для выполнения расчета заказа используется функция системы «Заказ товаров на РЦ»

Параметры расчета заказа

Показатели оценки расчета заказа

Показатели оценки качества заказа отображаются в виде Потерь в результате позднего заказа, Недостач в результате недостаточного заказа и Излишков которые остаются после периода покрытия заказа. Все расчеты выполняют до минимального общего запаса.

Потери – рассчитываются как потерянные продажи, которые возникают с текущей даты или даты последней поставки до начала периода покрытия (что будет позже). При этом, потерянные продажи рассчитываются до минимального общего запаса.

Недостачи – рассчитываются как потерянные продажи, которые возникают в период покрытия в результате недостаточного заказа товаров. При этом, потерянные продажи рассчитываются от минимального общего запаса.

Излишки – рассчитываются как продажи, которые возникают после периода покрытия, при этом, продажи рассчитываются до минимального общего запаса.

Артикул/день/магазин - кол-во дней наличия или отсутствия артикула по магазинам.

Кол-во - Общее кол-во недостач или излишков.

Себестоимость, Маржинальность – отображается и рассчитывается в текущих закупочных ценах.

Сумма, Маржинальность – отображается и рассчитывается в текущих ценах реализации.

Выполнение расчета заказа

Для выполнения расчета заказа, откройте основное меню [ПОПЛНЕНИЕ] и выберите пункт «Заказ товаров на РЦ»

При помощи фильтров и отбора, выберите Поставщика и затем Договора поставщика, нажмите кнопку «Рассчитать»

Выберите начельный период покрытия и заполните одно из значений

• Конечный период покрытия

  Вес (кг) - вес брутто поставки

  Объем (м3) - объем брутто поставки

  ПАЛ - кол-во палет

  ПАЛ(в) - кол-во весовых паллет

  ПАЛ(о) - кол-во объемных палллет

  Сумма - сумма заакза в ценах закупки

На основании заполненных значений, произойдет выбор периода покрытия и будет выполнен расчет кол-ва заказа, которое согласно прогнозу, обеспечит наличие минимального остатка в течение всего периода покрытия.

После выполнения расчета, расчетные значения будут округлены согласно следующим правилам:

1. Если расчетное значение меньше объма минимального заказа от поставщика на РЦ, то будет произведено округление по арифметическим правилам до Минимального заказа от поставщик на РЦ.

2. Если расчетное значение больше объма минимального заказа, то в дальнейшем округление будет выполнено по арифметическим правилам согласно Кратноси заказа товаров от поставщика на РЦ.

После выполнения округления, будет выполнен перерасчет значений Вес, Объем, ПАЛ, ПАЛ(в), ПАЛ(о), Сумма.

1. При изменении Начального и/или Конечного периода покрытия будет автоматически выполнен расчет заказа.

2. При изменении любо из параметров Вес, Объем, ПАЛ, ПАЛ(в), ПАЛ(о), Сумма, будет автоматически определен новый конечный период покрытия с округлением в меньшую сторону и будет выполнен перерасчет заказа как при изменение Начального и/или Конечного периода покрытия.

   При изменении кол-ва заказанного товара, будет выполнено окгругление введенного значения и будут перерасчитаны параметры Вес, Объем, ПАЛ, ПАЛ(в), ПАЛ(о), Сумма.

Для выполнени изменения кол-ва заказа, щелкните мышью по ячейке в соответствующей строке перед периодом покрытия, появится поле для ввода значения с заполненным значением с учетом кратности заказа, под полем будет указано расчетное кол-во без учета кратности. Измените значение поле и нажмите Enter. Выпонять изменение заказанного кол-ва можно при помощи стрелочек, при этом шаг изменения будет равен 5% от объема продаж за период покрытия с учетом округления согласно кратности заказа.

Минимальный остаток рассчитывается как сумма презетационного запаса по магазинам, плюс страховой запас по магазинам, плюс 1/2 кратности отгрузки на магазин умноженная на кол-во магазинов.

Примечания

При выполнеии расчета заказа на РЦ не будут учитываться следующие составляющие

Создание заказа

Для создания заказа нажмите кнопку "Создать заказ", для дальнейшей обработки и выгрузки данных в Excel нажмите кнопку "Выгрузка в Excel", данные расчета заказа вместе с весовыми и габаритными характеристиками будут выгружены в Excel.