Planowanie promocji - od Excela do automatyzacji
Wdrożenie MySales w Sviy Market.
Nawet wojna nie jest powodem do zwlekania z ważnymi projektami. W 2022 roku sieć sklepów spożywczych Sviy Market z zachodniej Ukrainy odeszła od dotychczasowego dostawcy, aby zautomatyzować prognozowanie i zamawianie za pomocą MySales. Dzięki zautomatyzowaniu zamówień dla 99% indeksów, jest znacznie mniej miejsca na błąd ludzki, co szczególnie wpływa na jakość decyzji zamówieniowych w przypadku akcji promocyjnych. Wojna wprowadziła do procesu prognozowania wiele nieznanych czynników, takich jak skrajny wzrost popytu, zakłócenie rytmu dostaw, zmiany w asortymencie, odpisy z tytułu przerw w dostawie prądu. To wszystko nie ułatwia optymalnego funkcjonowania MySales. Jednak w dłuższej perspektywie Andrii Glushko (CIO w Sviy Market) jest przekonany, że automatyzacja zmniejszy odpisy i zwiększy sprzedaż.
— Opowiedz nam o sieci Sviy Market. W jakim formacie sklepów działacie?
— Sviy Market to sieć sklepów ogólnospożywczych. Nasz typowy sklep ma powierzchnię około 100 metrów kwadratowych i posiada w asortymencie 2500 artykułów spożywczych i niespożywczych. W niektórych sklepach sprzedajemy mięso na wagę, w niektórych tylko mięso pakowane.
Posiadamy własną produkcję - dedykowany zakład, z którego dostarczamy produkty do punktów sprzedaży detalicznej. Większość sklepów na miejscu przygotowuje dla klientów m. in. pizzę, hot-dogi i kawę. Najmniejszy sklep zajmuje 50 m kw., największy - 400 m kw., ale tak dużych już nie otwieramy.
— Ile sklepów działa na dzień dzisiejszy?
— Według stanu na marzec 2023 roku pod marką Sviy Market działa 49 punktów sprzedaży detalicznej, z czego 10 jest franczyzowych. W minionym roku zamknęliśmy dwa sklepy, bo zdecydowaliśmy, że nie będziemy utrzymywać nierentownych placówek. Otworzyliśmy jeden nowy. Nasza sieć działa we Lwowie i obwodzie lwowskim, posiadamy własne centrum dystrybucyjne.
— Kim jest Wasz klient docelowy?
— Nasze sklepy zazwyczaj zlokalizowane są w pobliżu placówek oświatowych, akademików. Posiadamy również markety w dzielnicach mieszkaniowych. Naszym celem jest przyciągnięcie młodych odbiorców, ponieważ mają oni większą siłę nabywczą.
— Czy asortyment różni się w zależności od lokalizacji?
— Dzielimy sklepy na grupy, każda z określonym asortymentem. Nie znajdziemy jednak dwóch sklepów z dokładnie identycznym asortymentem.
— Dlaczego zwróćiliście się do MySales?
— Naszym celem było pełne zautomatyzowanie i scentralizowanie procesu zamawiania towarów. Warto wspomnieć, jak działa nasza logistyka. Istnieją dostawcy, którzy dostarczają towary bezpośrednio do sklepów, bez przechodzenia przez centrum dystrybucji. W większości przypadków są to produkty z grup świeżych: mleko, pieczywo, kiełbasa. Reszta towarów przechodzi przez centrum dystrybucji. Przed integracją MySales około 90% indeksów było zamawianych centralnie. Teraz ten wskaźnik wynosi 99%. Oznacza to, że prawie cały asortyment dla wszystkich sklepów jest zamawiany przez MySales. Z pewnymi wyjątkami nie zezwalamy sklepom na ręczne dostosowywanie zamówień. Zamówienia obliczone przez MySales wysyłamy do dostawców. Obecnie jesteśmy na końcowym etapie integracji MySales dla zamówień od zewnętrznych dostawców, ale wspólnie pracujemy również nad przeniesieniem naszej własnej produkcji do MySales.
— Dlaczego zdecydowaliście się na zmianę systemu automatycznych zamówień?
— W Ukrainie znajdujemy się w sytuacji, w której dostawcy oprogramowania zdają sobie sprawę, że zapotrzebowanie na wdrożenia spadło z powodu wojny, więc są gotowi na pewne ustępstwa. Jako sieć handlowa możesz wykorzystać ten moment, aby zautomatyzować swoje procesy biznesowe niższym kosztem. Obecnie wdrażamy również system CRM.
— Jaki jest udział sprzedaży promocyjnej w Waszych obrotach?
— Publikujemy gazetki promocyjne na okres 2 tygodni. Przed wojną sprzedaż promocyjna generowała 15-17% obrotów. Potem zaczęła się wojna i aż do sierpnia nie robiliśmy w ogóle żadnych promocji. Dostawcy nie byli gotowi do kontrybucji. Przed wojną gazetka miała zazwyczaj 250 pozycji. Latem wydaliśmy pierwszą ulotkę z 50 pozycjami. Obecnie promocje stanowią około 10% sprzedaży całkowitej.
— Dlaczego zdecydowaliście się na wdrożenie modułu modelowania promocji MySales?
— Przed MySales obliczaliśmy prognozy sprzedaży promocyjnej w Excelu, a przy pracy ręcznej istnieje duże prawdopodobieństwo błędów. Potrzebowaliśmy zautomatyzowanego rozwiązania. Do MySales wrzuciliśmy całą historię danych o działaniach promocyjnych z dwóch lat. I teraz widzimy, że moduł promocyjny MySales wygładza wahania statystyczne, lepiej uwzględnia elastyczność popytu, ewentualną kanibalizację.
— Rok 2022 to prawdopodobnie najtrudniejszy czas na integrację nowych systemów związanych z automatycznym prognozowaniem dla ukraińskich sieci handlowych, ponieważ wszystko się zmienia i istnieje wiele czynników zewnętrznych, które nie przestrzegają standardowych zasad sezonowości, świąt, zmian pogody. Oznacza to trudność w prognozowaniu dla jakiegokolwiek systemu informatycznego. Jak oceniasz zgodność prognoz MySales z rzeczywistą sprzedażą?
— Nie jestem gotów odpowiedzieć w liczbach, wyjaśnię dlaczego. Po pierwsze, nastąpiły gwałtowne zmiany popytu. Uderzającym przykładem jest luty 2022 r. 24 lutego nasza sprzedaż potroiła się. Wzrost sprzedaży w okresie noworocznym był mniejszy niż zazwyczaj. W związku z tym poprosiliśmy MySales o całkowite wykluczenie sprzedaży z lutego z obliczeń, ponieważ jasne jest, że nie są to istotne dane do przyszłych obliczeń.
Od października były problemy z prądem w całym kraju, a my nie zawsze mieliśmy aktualne dane sprzedażowe, co wpływało na obliczenia. Zmienił się rytm dostaw. Wiele odpisów było spowodowanych przerwami w dostawie prądu, więc nie jest to problem MySales.
Należy również zauważyć, że MySales musi mieć dłuższą historię, aby prognozować sprzedaż nowych produktów. Program zaczyna dobrze przewidywać od 3 tygodnia sprzedaży. Funkcja przypisania analogu nie zawsze działa, ponieważ czasami trudno jest znaleźć odpowiednik. A nasz asortyment zmienił się w ciągu ostatniego roku o 50%.
— Z jakiego powodu?
— Przez długi czas niektórzy dostawcy nie wysyłali produktów z powodu zniszczenia zakładów produkcyjnych. Potem zaczęły się negocjacje, bo nie chcieli dostosować warunków umowy. Dopóki więc nie uzgodniliśmy z dostawcami akceptowalnych warunków, dostępność asortymentu cierpiała. Postanowiliśmy sami importować niektóre towary. Dokonują się zmiany na rynku dostawców i dystrybucji w Ukrainie, konsolidują się dystrybutorzy. Duża część asortymentu ulega zmianie, co negatywnie wpływa na możliwość precyzyjnego prognozowania.
— Jakie są według Ciebie najważniejsze efekty wdrożenia MySales?
— Zbliżyliśmy się do 100% centralizacji zamówień, co przy starym systemie byłoby trudne do osiągnięcia. Druga rzecz to skuteczny moduł promocyjny. Główną zaletą jest to, że teraz te procesy są wykonywane w zautomatyzowanym systemie, który jest dość łatwy w zarządzaniu. Nie musimy poświęcać dużo zasobów na pracę z nim. W przyszłości planujemy wykorzystanie modułu cenowego MySales pozwalającego na uwzględnienie wypływu cen konkurencji w prognozie i polityce cenowej.
— W tej chwili trudno jest analizować wyniki wdrożenia MySales ze względu na czynniki, które wymieniłeś powyżej. Jakie są Twoje długoterminowe oczekiwania??
— Naszymi długoterminowe cele związane z wdrożeniem MySales to zwiększenie obrotów o 5% i zmniejszenie odpisów o 15-20%. Można to osiągnąć poprzez zmniejszenie zapasów. Zautomatyzowane prognozowanie i zamawianie może zwiększyć sprzedaż, pod warunkiem utrzymania aktualnego wskaźnika rotacji produktów. W dłuższej perspektywie są to całkiem możliwe do osiągnięcia cele.
Tekst: Yulia Belinska
Fotografia: Sviy Market
Oryginalny artykuł: Андрій Глушко, “Свій Маркет”: “Зараз можна скористатися моментом для автоматизації бізнес-процесів меншим коштом”