...
В флагманском магазине Good Wine на Мечникова Алексей Гришин, руководитель отдела логистики, рассказывает историю об успешном внедрении программы MySales Labs и как она стала их основным инструментом.
Как долго вы работаете с MySales Labs?
Мы начали работать с апреля-мая прошлого года (2015) и работаем до сих пор, в планах работать и дальше.
...
Кто сейчас в компании использует систему?
Все заказы делаются через MySales автоматом. Приложение находится на веб ресурсе, куда мы заходим за детализацией. То есть, если у нас есть вопросы по какому-то артикулу, и мы видим, что по каким-то причинам произошел пересток, или сомневаемся, правильно ли рассчитано — мы можем зайти и посмотреть, почему система так рассчитала, и можем ее скорректировать путем выставления различных предикторов. Система опирается на продажи прошлых периодов, если товар новый — опирается на схожие товары, которые есть в системе. В принципе, у нас перекосов практически нет.
Как часто необходимо что-либо подправлять и заходить в систему?
Как правило, не чаще раза в месяц. В MySales есть приложение, где можно детально просмотреть прогноз, но, в целом, всю работы мы выполняем в нашей учетной системе, в 1С. Все автоматизировано, удобно, комфортно.
Кто этим занимается?
Есть логист, который отвечает за пополнение магазинов с наших складов и локальных поставщиков алкогольных и безалкогольных напитков. Пока мы еще не внедрили MySales для пополнение магазинов от локальных поставщиков молочки, бакалеи, мясных продуктов.
А в чем загвоздка?
Здесь, наверное, загвоздка только в человеческом факторе. Пока не работает потому, что планированием занимается очень много людей, и я вижу, что это не эффективно. В этом году мы приняли решение, что попробуем объединить и подстроить процессы под MySales: буквально с понедельника ко мне выходит специалист, который должен будет централизовано делать эти заказы. Да, ошибки могут быть, посколько это новая группа товаров для расчета заказа. Но в MySales стоит такая система предикторов, что, я думаю, можно будет все правильно настроить. Наверное, стоит начать с несгораемым запасом, так как мы начинали в прошлом году, и постепенно будем его отпускать и больше доверять системе. А человек, который будет этим заниматься, естественно, будет мониторить каждую поставку и остатки.
Как вы справляетесь со страховым запасом?
Я скажу, что сейчас мы осознанно делаем пересток. Раньше он был равен одной единице, то есть 100% от выкладки товара в зале. Сейчас, видя как система работает, у нас страховые запасы по некоторым позициям, например по крепкому алкоголю, буквально на днях уменьшились до 25% от выкладки в зале (уменьшили страховой запас на 75%). По всем остальным позициям уменьшили до 50% — благодаря MySales. Изначально мы боялись.
Ассортимент у нас растет, количество артикулов увеличивается. Склад не безразмерный, и поэтому при росте количества артикулов нужно уменьшить сток существующих товаров. Мы начали еще с прошлого года: уменьшили на 25%, то есть стало покрытие 75% — и абсолютно не ощутили этого уменьшения. Сейчас продолжаем уменьшать дальше и потерь пока не видим. В идеале мы должны полностью отказаться от страхового запаса и довериться MySales, который будет прогнозировать. Но здесь есть некоторая боязнь непрогнозируемых скачков продаж: когда приходит человек и говорит: “Дайте три ящика вот этого вина”, — а у нас на полках стоит буквально 12 бутылок (ящик 12-ти бутылочный). Поэтому мы боимся, что не хватит. Но пока нам всего хватает. Система смотрит, опирается на продажи прошлых периодов, сезонность и т.д. и держит определенный запас.
Сложно мониторить такое огромное кол-во SKU?
Сложно. У нас 7000 артикулов и 2 магазина, но с ними справляется один человек, более того, в случае увеличения количества магазинов, планируем обойтись одним человеком. Система масштабируема очень сильно. Реально логист тратит на расчеты заказов порядка 2–3 часов в день.
Каким образом у нас построена работа: в 4 часа дня смотрим по продажам за сегодня и планируем поставки на завтра. То есть в ночь все это собирается и в 5 утра машина грузится заказом на РЦ. В итоге за 12 часов успеваем сделать заказы, обработать, отправить на склад, склад собирает и в 6 утра машина уже с товаром в магазине.
Как часто возникают ошибки при заказе?
Буквально вчерашний пример приведу: было три обращения со склада на Мечникова. Комплектовщики визуально видят, что по определенным позициям у них пересток. Проверяют продажи — 4 единицы в неделю, а на складе лежит 50 единиц. Возникает вопрос к логисту “Почему?”. Первое предположение — ошибка системы. После проверки определили, что все эти перестоки мы привезли осознанно через ручное управление. Лишний раз убедились, что ошибки системы в этом нет. Ошибки возникают лишь тогда, когда люди вмешиваются в систему — тогда происходят ошибки. (смеется :)) Так действительно и есть: если никто не вмешивается — все хорошо. Людям интересна творческая работа, а не рутинные расчеты.
...
Компания “Бюро Вин” имеет более 200 прямых импортных контактов и является дистрибьютором вин и крепких напитков по всей территории Украины. Компания имеет 2 супермаркета Good Wine общей площадью 1900 кв.м., где, помимо алкогольной продукции, представлены продукты питания под брендом Good Food, ресторан Lucky, кофейня Yellow Place и пекарня Bake House.
Ссылка на источник: https://medium.com/mysales-labs/mysales-labs-%D0%B2-good-wine-44157edc7fff#.80weqaxr3 Aleksey Grishin, the Head of Logistics at Good Wine shares his impressions on MySales implementation in the flagship store at Mechnikova St in Kiev.
How long have you been working with MySales Labs?
We launched April-May last year (2015) and plan to continue using MySales.
...
How is MySales used in your company?
All orders are made through MySales automatically. The system is implemented on cloud and we can access its analytics dashboard. If we have doubts about the forecast, we can enter the dashboard and understand why it was produced this way. We also can modify the forecast by setting various predictors that we consider relevant. The system relies on sales of past periods. If the product is new, it relies on similar products that are in the system. Generally, we do manual corrections on very rare occasions.
How often do you actually need to go to the system and correct something?
Typically not more often than once a month. MySales dashboard allows for checking the forecast in detail, but we basically do everything in our ERP integrated with MySales. Everything is automated and convenient.
Who is in charge of it?
Our logistics specialist whose responsibility is store replenishment. Goods are shipped from our own warehouses and providers of both alcoholic and non-alcoholic beverages.
So far, we have not yet implemented MySales to replenish stores from local suppliers of milk, groceries, and meat products.
What’s the reason?
It is related to the human factor. It does not work yet because a lot of people are involved in planning, and I can see that this is not effective. This year we decided that we will try to combine and adjust the processes for MySales: literally from Monday, a specialist comes to me who will have to centrally place these orders. Yes, there may be errors, since this is a new group of goods for order calculation. But MySales has such a system of predictors that, I think, it will be possible to set everything up correctly. It's probably worth starting with a fireproof stock, since we started last year, and we will gradually release it and trust the system more. And the person who will deal with this, of course, will monitor each delivery and balance.
How do you deal with safety stock?
I will say that now we are consciously overstocking. Previously, it was equal to one unit, that is, 100% of the display of goods in the hall. Now, seeing how the system works, our safety stocks for some items, for example, for strong alcohol, have just recently decreased to 25% of the display in the hall (safety stock was reduced by 75%). For all the other positions, MySales helped us reduce overstock by 50%.
Our assortment is growing, the number of articles is increasing. The warehouse is not limitless, and therefore, with an increase in the number of articles, it is necessary to reduce the stock of existing goods. We started back from last year: safety stock reduction by 25%, that is, the coverage became 75% - and absolutely did not feel this decrease. Now we continue to reduce further and we do not see any losses yet. Ideally, we should give up safety stock entirely and leave forecasting fully to MySales. But here there is some fear of unpredictable sales surges: when a person comes and says: “Give me three boxes of this wine,” and we have literally 12 bottles on the shelves (a box of 12 bottles). Therefore, we are afraid that it will not be enough. But for now, we have enough. The system analyzes, relies on sales of past periods, seasonality, etc. and keeps a certain stock.
Is it difficult to monitor a huge number of SKUs?
Challenging. We have 7,000 articles and 2 stores, but one person handles them. Should the number of stores increase, we still plan to manage it with one person only. The system is highly scalable. In practice, the logistics specialist spends about 2-3 hours a day on order calculations.
The way we structure our work is that at 4 pm we look at sales for today and planned deliveries for tomorrow. That is, at night all this is collected and at 5 am the car is loaded with an order for the distribution center. As a result, in 12 hours we manage to make orders, process them, send them to the warehouse, the warehouse collects and at 6 in the morning the car is already with the goods in the store.
How often do order errors occur?
I’ll tell you a story from yesterday. Warehouse preparing delivery to our Mechnikov contacted us. Pickers visually see that they overstock for certain positions. They looked at recent sales - 4 units per week, and there are 50 units in the warehouse. The question goes to the logistics specialist. “Why?”. The first assumption is a system error. After checking, we determined that we brought all these overstocks deliberately through manual control. Once again, we made sure that there are no system errors in this. Errors occur only when people interfere with the system (he laughs :)) So this is the way it is: if no one interferes with the system forecast, everything is fine. People are interested in creative work, not routine calculations.